個人事業主が電子帳簿保存法を利用して作業効率化する

わたしが電子帳簿保存法を利用して取引証明書(レシート、契約書)を電子化するやりかたに移行する場合を書いておきます。
 

前提

・会計ソフトを利用(利用ソフト:freee)
・期の途中から電子化を利用する
 →以降、11月に申し込んで4月から開始する場合で考える
 

電子化できるもの、できないもの

国税関係帳簿書類には「帳簿」「決算関係書類」「その他の証憑類」の3種別があり、この3種別と元々電子データorスキャンでの電子データが可能か示しています。

f:id:cafecake:20181025175526p:plain

<こちらのサイトから引用>
 

実際の作業手順

このわかりやすい表を見ると以下のような作業手順になると予想される
1.帳簿、決算関係書類は会計ソフトの電子データと確定申告時の書類を保存
2.「3万円以上の契約書や領収書等」は発行分はデータで保存、受け取り分は書面で保存
収入印紙が3万円以上の場合等がある)
3.その他の取引資料はスキャン含め電子化保存で問題ない
 
※ 電子データ化の開始日から取引に記載するすべての電子データを保存しなければ行けない。(税務署問い合わせ確認済み)
※ スキャンした電子データにはタイムスタンプが必要(税務署問い合わせ確認済み)
※ 現在申請すればスマホデジタルカメラでもOK 

必要そうな機材

スキャナ

 良さそうだなと思うのがこちら、ScanSnap iX500(37,000円くらい)
コンパクトで安価な「ScanSnap iX100」が2万円でありますが自動で連続スキャンすることや名刺、本などの自炊を考えるとこちらの方が楽かなという印象です。

NAS(保存用ハードディスク)

 電子データの保存として外部ハードディスクを用意します。
単純なハードディスク単体だと障害時に全データがロストするので復旧手段としてRAID付きの保存場所を用意します。
 わたしの場合、素材データも配置して複数PCからアクセスしたいのでNASを採用しようと思っています。
(1TB x 4台稼動のRAID6で2台同時障害が発生しても復旧できるような体制を考えています。)
 
予算として最低でも10万円は確保しとかないとまずそうですね。
 

導入したことによる利点

・レシート等の保存をしなくてすむ

・過去分領収書のかすれ防止のため、スキャンできる

・スキャンを領収書以外にも名刺や他のスキャンにも使用できる

NAS導入により作業に重要なデータをPCに依存しないで保存できる